Polityka Przetwarzania Danych Osobowych (RODO) Regulamin
Ostatnia aktualizacja: 19 października 2026 r. Ten tekst wyjaśnia, jakie dane zbieramy, po co i jakie masz prawa. Jeśli czegoś nie znajdziesz – napisz na rodo@hotelbatory.pl. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Hotel Batory Tomasz i Justyna Broszkiewicz Spółka Cywilna, ul. Sołtyka 19, 31-529 Kraków, NIP 675 177 66 49, REGON 524229665 (dalej „my” lub „Hotel”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: rodo@hotelbatory.pl, tel. +48 12 294 30 30, list na adres Hotelu. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku.
2. W skrócie
| Po co | Podstawa prawna (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|
| Rezerwacja i pobyt | art. 6 ust. 1 lit. b – umowa | 3 lata od końca roku pobytu |
| Ustalenie tożsamości przy zameldowaniu | art. 6 ust. 1 lit. f – nasz uzasadniony interes | 3 lata od końca roku pobytu |
| Faktury i rozliczenia podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Dane o zdrowiu przekazane na Twoją prośbę (dostępność pokoju, alergie) | art. 9 ust. 2 lit. a – wyraźna zgoda | do końca pobytu |
| Odpowiedzi na pytania i korespondencja | art. 6 ust. 1 lit. f | 3 lata od zakończenia sprawy |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia roszczeń |
| Monitoring wizyjny | art. 6 ust. 1 lit. f | 30 dni |
| Dostęp do sieci Wi-Fi | art. 6 ust. 1 lit. f | tylko na czas połączenia – nie zapisujemy logów |
| Statystyki i reklamy na stronie (cookies) | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda | zgodnie z punktem 9 |
| Odpowiedzi na opinie w serwisach | art. 6 ust. 1 lit. f | dopóki opinia jest opublikowana |
3. Rezerwacja i pobyt
Jakie dane: imię i nazwisko, dane kontaktowe (e-mail, telefon), adres, termin pobytu, liczba osób, preferencje, dane do płatności i faktury. Przy zameldowaniu spisujemy serię i numer dokumentu tożsamości.
Nie kopiujemy, nie skanujemy i nie fotografujemy dokumentów tożsamości. Dokument okazujesz tylko do wglądu.
Czy musisz podać dane: podanie imienia, nazwiska, danych kontaktowych i adresu jest warunkiem zawarcia umowy. Bez nich nie możemy przyjąć rezerwacji.
Rezerwacja przez pośredników (np. Booking.com, Expedia, biura podróży): pośrednik jest odrębnym administratorem Twoich danych i przekazuje nam je w zakresie potrzebnym do realizacji pobytu. Nie wykorzystujemy tych danych do własnego marketingu bez Twojej zgody. Zasady pośrednika znajdziesz w jego polityce prywatności.
Grupy i grupy szkolne: dane uczestników otrzymujemy od organizatora i przetwarzamy je wyłącznie w celu zakwaterowania i rozliczenia pobytu.
Dane o zdrowiu: jeżeli poprosisz o pokój z łazienką dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami albo zgłosisz alergię lub dietę, zapiszemy krótką informację przy rezerwacji. Robimy to tylko na Twoją prośbę i usuwamy ją po wyjeździe. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
Płatności: płatności kartą obsługuje Fiserv Polska S.A. (Polcard), który jest odrębnym administratorem. Nie przechowujemy pełnych numerów kart ani kodów CVV. Nie podawaj danych karty w e-mailu.
Faktury: faktury wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) prowadzonym przez Ministerstwo Finansów – dane nabywcy trafiają do tego systemu z mocy przepisów.
4. Klienci restauracji, konferencji i imprez oraz kontrahenci
Przetwarzamy dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy. Jeżeli reprezentujesz firmę, Twoje dane (imię, nazwisko, stanowisko, kontakt) otrzymujemy od Ciebie lub od Twojego pracodawcy i przetwarzamy je na podstawie naszego uzasadnionego interesu – sprawnej współpracy z kontrahentem.
5. Kontakt z nami
Gdy piszesz lub dzwonisz, przetwarzamy dane, które nam podasz, aby odpowiedzieć na Twoje pytanie lub przygotować ofertę. Jeżeli kontakt dotyczy rezerwacji, podstawą jest umowa lub działania przed jej zawarciem.
6. Oferty handlowe
Nie prowadzimy newslettera i nie wysyłamy ofert handlowych e-mailem ani SMS-em. Twojego adresu e-mail i numeru telefonu używamy wyłącznie w sprawach Twojej rezerwacji i pobytu. Jeżeli to się zmieni, najpierw poprosimy Cię o zgodę.
7. Monitoring wizyjny
Przestrzenie wspólne Hotelu (wejścia, recepcja, korytarze, restauracja, parking) oraz kuchnia są objęte monitoringiem w celu zapewnienia bezpieczeństwa gości, pracowników i mienia. Obszary monitorowane są oznaczone tablicami. Monitoringu nie ma w pokojach ani w toaletach; nie nagrywamy dźwięku. Nagrania przechowujemy 30 dni, a dłużej tylko wtedy, gdy są dowodem w postępowaniu. Udostępniamy je wyłącznie uprawnionym organom.
8. Sieć Wi-Fi
Korzystając z hotelowego Wi-Fi, przekazujesz automatycznie dane techniczne: adres MAC i IP urządzenia, czas połączenia i ilość przesłanych danych. Wykorzystujemy je wyłącznie do zestawienia połączenia i ochrony sieci w trakcie jego trwania; nie zapisujemy historii połączeń (logów). Nie analizujemy treści Twojej komunikacji ani odwiedzanych stron.
9. Strona internetowa i pliki cookies
Stronę i system rezerwacji online obsługuje dla nas Profitroom S.A. Strona używa plików cookies i podobnych technologii w trzech grupach:
| Grupa | Do czego | Czy wymaga zgody |
|---|---|---|
| Niezbędne | działanie strony i rezerwacji, bezpieczeństwo, zapamiętanie Twoich wyborów dotyczących cookies | nie |
| Analityczne | statystyki odwiedzin, ulepszanie strony | tak |
| Marketingowe | dopasowanie reklam i pomiar ich skuteczności | tak |
Narzędzia zewnętrzne, które uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu zgody: Google Analytics 4 i Google Tag Manager (Google Ireland Ltd) – statystyki odwiedzin i rezerwacji; łącznik konwersji Google (zapamiętuje, z jakiej reklamy Google trafiłeś na stronę, także między stroną a systemem rezerwacji). Narzędzia te, a także Zoho PageSense (testy wersji strony), konfiguruje i obsługuje w naszym imieniu Profitroom S.A. Nie stosujemy Piksela Meta (Facebook).
Zgodę wyrażasz w banerze cookies (podstawa: art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz ją zmienić lub wycofać w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Czas życia poszczególnych plików widzisz w szczegółowych ustawieniach banera.
10. Media społecznościowe i opinie
Prowadzimy profil na Facebooku. W zakresie statystyk profilu jesteśmy współadministratorem z Meta Platforms Ireland Ltd; Meta odpowiada za realizację Twoich praw w tym zakresie. Gdy wystawisz opinię w Google, TripAdvisor lub Booking.com, możemy publicznie na nią odpowiedzieć – przetwarzamy wtedy Twój podpis z opinii i jej treść.
11. Komu przekazujemy dane
Dane udostępniamy tylko w zakresie niezbędnym:
- dostawcom, którzy działają na nasze zlecenie na podstawie umowy powierzenia: system hotelowy (LSI Software S.A.), strona, rezerwacje online i channel manager (Profitroom S.A.), oprogramowanie księgowo-kadrowe (Comarch S.A. – w zakresie serwisu), obsługa faktur (SaldeoSMART), poczta e-mail i usługi biurowe (Google Ireland Ltd), obsługa IT, sieci i kopii zapasowych (TNTIT Kamil Nowak), serwis monitoringu wizyjnego (Michał Szostek Um Elmar), niszczenie dokumentów (Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.);
- odrębnym administratorom: portalom rezerwacyjnym, operatorowi terminali płatniczych Fiserv Polska S.A., bankom, kancelariom prawnym, firmom transportowym (gdy zamawiasz transport);
- organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy (np. urząd skarbowy, policja, sąd).
Nie sprzedajemy Twoich danych.
12. Przekazywanie danych poza EOG
Część narzędzi (Google, Meta) może przekazywać dane do USA. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (dla certyfikowanych firm) oraz standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać na żądanie.
13. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie – a wobec marketingu w każdej chwili i bez podawania przyczyny;
- wycofania zgody w dowolnym momencie;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Wniosek możesz złożyć e-mailem, listownie lub w recepcji. Odpowiemy bezpłatnie w ciągu miesiąca. Aby chronić Twoje dane, możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości – nie będziemy jednak żądać kopii dokumentu.
14. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia reklamowe (po Twojej zgodzie) dopasowują treść reklam do Twoich zainteresowań, ale nie wpływają na warunki Twojej rezerwacji.
15. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy lub sposób działania Hotelu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie i w recepcji; poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.